Czy rachunek jest tym samym co faktura?

„Faktura” i „rachunek” to dwa terminy, które są często używane zarówno przez firmy, klientów, jak i księgowych, i dość często używa się ich zamiennie. Jednak chociaż faktury i rachunki mają kilka cech wspólnych, nie są one całkowicie identyczne. Faktura i rachunek to dokumenty, które zawierają te same informacje o kwocie należnej za sprzedaż produktów lub usług, ale termin „faktura” jest zwykle używany przez firmę, która chce odebrać pieniądze od swoich klientów, podczas gdy termin „rachunek” jest używany gdy odnosi się do płatności, które są winni klienci dostawcom za ich produkty lub usługi. Faktura i rachunek to zasadniczo to samo, ale te dwa terminy są zwykle używane przez różne strony zaangażowane w tę samą transakcję biznesową.

Chcesz wygodnie wystawiać FV? Zobacz program do faktur.

Definicja faktury – czym ona jest?

Faktura to dokument księgowy wystawiony przez firmę na rzecz klienta, który przedstawia oferowane produkty i usługi oraz określa kwotę należną za pracę. Faktura spełnia następujące funkcje:

• Faktura to dokument biznesowy, który wzywa do zapłaty za świadczone usługi;
• Faktura wystawiana jest przed otrzymaniem płatności, jako forma żądania zapłaty w określonym terminie;
• Faktura zapewnia firmie zapis sprzedanych towarów lub usług do celów prowadzenia dokumentacji.

Faktury są ważnymi dokumentami dotyczącymi sprawozdawczości finansowej, podatków i księgowości. Przykładami sytuacji, w których należy używać faktur, są sprzedaż B2B, a także zamówienia klientów, w przypadku których płatność nie jest pobierana od razu, np. usługi związane z architekturą krajobrazu lub edukacją.

Co to jest rachunek? Definicja rachunku

Rachunek to dokument określający kwotę, jaką klient jest winien za otrzymane towary lub świadczone usługi i jest drukowany, lub spisywany jako zestawienie opłat.

• Rachunek wystawiany jest przed wysłaniem płatności;
• Rachunek służy klientowi jako ewidencja towarów lub usług świadczonych przez firmę;
• Kiedy otrzymujesz fakturę od dostawcy jako klient, wpisujesz ją w swoich księgach jako rachunek, który należy zapłacić.

Podobnie jak faktura, rachunek określa, ile pieniędzy klient jest winien firmie. Jednak podczas gdy faktura odnosi się do bardzo specyficznego rodzaju dokumentu, który zawiera określone informacje, rachunek jest bardziej ogólnym terminem, który może mieć zastosowanie do wielu różnych dokumentów – w tym faktur. W przeciwieństwie do faktury, która może się powtarzać, rachunek ma jednorazowe zastosowanie. Zwykle jest przyznawane, gdy towary i usługi są odbierane natychmiast i natychmiast za nie opłacane. Przykładami rozliczeń są rachunki dokonywane w restauracjach, barach, domach towarowych, salonach fryzjerskich lub spa. Możliwe jest również wystawianie rachunku bez VAT, czy też przez osobę fizyczną np. za wynajem mieszkania. Wystawianie rachunku praktykuje się również przy pracy na umowę zlecenie.

Jaka jest różnica między fakturą a rachunkiem?

Faktura i rachunek zawierają te same informacje o kwocie należnej w ramach transakcji biznesowej, ale faktura jest generowana przez firmę świadczącą usługę, a klient otrzymujący fakturę rejestruje ją jako rachunek do zapłaty. Ten przykład ilustruje, w jaki sposób terminy faktura i rachunek są różnie używane w księgowości:

Firma wysyła fakturę do klienta -> Klient otrzymuje ją jako rachunek -> Klient płaci należną kwotę -> Firma wystawia paragon jako dowód wpłaty.

Różne dokumenty o różnym statusie

Czasami, gdy ludzie mówią o fakturach i rachunkach, opisują po prostu ten sam dokument innymi słowami, jednak w rzeczywistości odnoszą się do dwóch różnych dokumentów. Faktury są oficjalnymi dokumentami biznesowymi. Dlatego muszą zawierać określone informacje, aby były zgodne. W szczególności muszą zawierać:

• Słowo „faktura”;
• Unikalny numer faktury;
• Data wystawienia;
• Termin płatności faktury;
• Twoje dane adresowe i kontaktowe;
• Dane kontaktowe Twojego klienta;
• Szczegóły dostarczonych towarów lub usług (w tym cena i krótki opis);
• Całkowita należna kwota;

Faktury zawierają również informacje o podatku od sprzedaży VAT lub odliczeniach branżowych.

Rachunki będą jednak zwykle zawierały mniej informacji, pokazując jedynie ograniczone szczegóły dotyczące ceny i opodatkowania. Można np. pominąć informacje o kliencie. Jeśli otrzymasz rachunek w restauracji, niekoniecznie jest to formalny dokument. Może być na nim tylko numer stolika, posiłki i napoje, podatek VAT i należność. Formalności dołączonej do faktury nie trzeba tutaj stosować.

Różne zastosowania rachunków i faktur w biznesie

Dlaczego więc rachunek jest mniej formalny niż faktura? Dzieje się tak, ponieważ rachunki są częściej używane do transakcji, które są realizowane za jednym razem (to znaczy kupujący płaci, gdy składa zamówienie i otrzymuje towary lub usługi). Są przyznawane, gdy klient płaci za towary i usługi i otrzymuje je niemal natychmiast. Jednak wystawianie rachunku można praktykować również na ryczałcie, bez firmy, jako osoba fizyczna.

Wystawianie rachunku online z programem Faktura VAT 2021

Jeśli chcesz wystawić rachunek, możesz to zrobić przy pomocy naszego programu. Wystarczy pobrać jego wersję demo i sprawdzić samemu. To bardzo proste! Pobierz program Faktura VAT 2021, otwórz go, wybierz „Nowy dokument”, następnie „Sprzedaży”, później wybierz „Rachunek”. Program przeprowadzi Cię przez pola do uzupełnienia. Następnie zapisz rachunek, wydrukuj go lub prześlij do klienta w formie elektronicznej.